Lean & SI – Lean IT

Communauté Lean & SI (Institut Lean France – Telecom ParisTech)

Lean IT chez Toyota

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Pierre Masai ToyotaLe fait de travailler pour la fonction IT de Toyota Motor Europe nous met dans une position unique. Nous travaillons pour la société qui a inventé le système de production Toyota (TPS), ouvrant la voie à de nombreux concepts qui ont fait leurs preuves dans notre propre secteur et dans de nombreux autres. Nous pratiquons ces concepts et leur mise en œuvre au quotidien, et continuons à le faire avec ceux-là même qui ont conduit l’entreprise vers son incroyable succès. Mais ces concepts ont aussi été développés en dehors de Toyota, d’abord sous le nom de «lean», et maintenant dans le domaine de l’informatique sous de nombreuses formes (lean IT, agile, Kanban, etc).

Donc, nous pourrions nous contenter d’être fiers de notre approche et ne rien faire de plus… (Et finalement, notre système d’information sera progressivement dépassé par celui d’autres entreprises qui mettent en œuvre ces principes de plus en plus efficacement). Ou bien, nous pouvons étudier et chercher à comprendre ce qui s’est passé en dehors de Toyota pour encore améliorer notre IT … Et, idéalement, conduire une mise en œuvre au sein-même de Toyota qui serait encore plus efficace et qui bénéficierait en retour à l’ensemble de la communauté des informaticiens autour et bien au-delà de notre société. Plutôt que de nous complaire dans notre situation, c’est ce défi que nous avons choisi de relever. Mais vous n’en attendiez pas moins de la part de Toyota, n’est-ce pas ?

Certains seront surpris d’apprendre que beaucoup de nos projets suivent encore une approche classique « en cascade ».

C’est le cas pour les projets dans des environnements où cette approche est parfaitement adaptée, encore aujourd’hui. Par exemple pour le déploiement à l’échelle internationale d’un système de production standardisée avec un nombre limité d’adaptations locales. Dans certains cas, cette approche en cascade a été « kaizen-isée » vers plus d’ingénierie simultanée afin de réduire les délais de livraison, comme nous l’avons fait récemment pour un système gérant un flux de demandes d’amélioration impliquant à la fois la R&D et les Achats.

Dans d’autres contextes, nous appliquons également une forme de méthodologie agile, c’est le cas des applications pour le marketing, l’après-vente ou la chaîne d’approvisionnement. Le principe ici n’est pas de créer une méthodologie unique et standardisée que l’on rendrait obligatoire pour tous, sans comprendre les raisons pour lesquelles nous l’avons fait, mais plutôt de nous assurer que :

  • nous ne travaillons que sur des projets qui apportent réellement de la valeur au client, en d’autres termes : nous assurer que nous sommes en train de «faire les bonnes choses ». Bien sûr, afin de choisir les bons projets, nous utilisons les outils que notre entreprise a développés : en visualisant à l’aide des formulaires A3 normalisés et en appliquant le nemawashi pour obtenir un consensus, etc.
  • nous utilisons la méthode la plus appropriée pour lancer un projet afin de respecter les critères de coût, qualité et date d’échéance, et de livrer les avantages escomptés pour les clients : autrement dit, nous nous assurons que nous sommes en train de « bien faire les choses ».
  • nous satisfaisons à un certain nombre de critères précis avant de lancer un projet. Par exemple, appliquer une méthodologie agile de base sur un domaine donné sans avoir obtenu une enveloppe budgétaire au préalable, pourrait nous conduire à une situation où les clients seraient très satisfaits dans un domaine donné de l’activité, mais où ce même investissement ne permettrait pas à l’entreprise de récolter des bénéfices.

Quelle que soit la méthode que nous utilisons pour réaliser le projet, nous visualisons toujours la situation de chaque projet et de chaque opération. A quoi servirait une équipe de projet agile qui livrerait la dernière demande d’un client, sans comprendre l’utilité du livrable à l’échelle d’une fonction ou de l’ensemble de l’entreprise ?

Alors, qu’est-ce que tout cela signifie pour vous si vous êtes DSI ou si vous travaillez dans l’IT de votre entreprise ? Et qu’est-ce que cela implique si vous souhaitez vous lancer ?

Eh bien, vous devez vous tenir informés de tout ce qui se passe dans la communauté IT, pour apprendre à la fois des expériences des autres et des difficultés qu’ils rencontrent (nous aussi, nous en rencontrons tous les jours !), et vous documenter sur le sujet. En résumé, vous informer ! Car les exemples d’améliorations, spectaculaires ou étape par étape ne manquent pas. Puis, expérimenter par vous-même. C’est la base du TPS. Assurez-vous également que vous embarquez avec vous des personnes enthousiastes, et si vous en éprouvez le besoin, faites-vous accompagner par des coaches externes pour démarrer.  Appliquez-vous à créer au sein de votre entreprise, une culture où les principes du lean deviennent partie intégrante de tout ce que vous faites.

Ce processus ne se produit pas seulement de haut en bas. Si vous êtes manager informatique, il vous incombe de nourrir le talent de ceux dans votre organisation, qui veulent réussir cette démarche et qui montrent l’énergie nécessaire pour la mener à bien. Ils peuvent se trouver à tous les niveaux de votre organisation, mais en général, ils sont au « Gemba », sur le terrain, ils font le quotidien des projets et sont directement confrontés aux problèmes. Même s’ils ne suivent pas les principes à la lettre, vous seriez bien avisés de les soutenir dans leurs activités. Il se pourrait qu’ils trouvent des solutions immédiatement applicables ou des solutions bien meilleures que les vôtres. Le travail d’équipe et l’apprentissage qui résultent de la collaboration avec ces personnes sur des projets ou des améliorations opérationnelles valent tellement plus que l’application aveugle d’une quelconque technique apprise dans un livre.

Je vous souhaite à tous beaucoup de persévérance et de réussite pour appliquer le Lean dans l’IT, une discipline que je continue chaque jour d’apprendre et de développer pour moi-même et mon équipe. Quand vous aurez démarré, dites-nous ce que cela vous apprend de ce domaine et de la façon dont il évolue…

Pierre Masai , CIO Toyota Motor Europe - https://twitter.com/PierreMasai

BIO : Pierre Masai est VP et CIO de Toyota Motor Europe. Il est intervenu lors du Lean IT Summit 2012 à Paris, vous pouvez visionner sa présentation ici.

Le prochain sommet aura lieu le 3 et 4 Octobre à Paris. Håkan Borglund, CIO de Toyota Material Handling Europe, y interviendra le 3 octobre.

Written by leansi

septembre 5th, 2013 at 11:05